ご依頼の背景

コロナ禍で通販事業が好調となり人手不足となったものの、その解消がうまくいかずお困りだった大手BtoBメーカーD社様。コロナ禍の管理職特有のお悩みもあり、まとめて解決できる外注先をお探しでした。

クライアント企業様の課題

人手不足の解決策が見いだせず、不安も拡大

業務量の急拡大により残業・休日出勤がつづいていた社員の負荷を減らすため、派遣社員の活用を検討。しかし現場からは「マニュアルや判断フローがなく、複雑な業務の引き継ぎができない」「業務の切り出しが難しい」「研修を行う時間がない」といった意見が上がり、課題解決ができない状態がつづいていました。

そのような状況にも関わらず、一方ではさらなる売上拡大の指示も。「これ以上業務が増えたら現場は対応できなくなるのでは」という不安も大きくなっていました。

コロナ禍により、社員・管理職ともに新たな問題が

またコロナ禍に対応して社員を出社メンバーと在宅勤務メンバーに分けたところ、社員間の不公平感や「在宅でクレーム対応を一人でするのが辛い」といった声が出るようになっていました。管理職も全体の業務量や各メンバーの状況を把握できず、個々人の評価がしづらくなるとともに、業務フローの整備やマニュアル化の必要性を感じていました。

行った改善と、結果

ヒアリング、効率化、そして外注化。
社員が本来業務に集中できる体制に

まずは業務内容について実際に見せていただき、丁寧なヒアリングを実施して、帳票作成や配送連絡といった一次対応が可能な業務と複雑な判断が必要な業務とにセグメント分け。営業担当者への確認といった社内手続きを省き、自部署で判断・対応が完結できる業務を増やしたうえで、業務フローとマニュアルを作成しました。

このような業務効率化をまずは実現してから、一次対応が可能な業務については私たちが請け負うことに。正社員はより高度で複雑な業務に集中できるようになり、生産性が高いプロモーション開発業務等も手掛けられるようになりました。

担当した業務内容

・通販バックオフィス事務
・マニュアル・業務フロー整備
・事務処理